Het overkomt jou vast ook wel eens, dat je tijdens het opruimen thuis iets tegenkomt waarvan je denkt: Waarom heb ik dat bewaard? Zo vond ik laatst mijn schoolagenda's van de middelbare school terug. Superleuk, maar moest ik ze bewaren? Aan het bewaren van je eigen oude spullen zit geen wettelijk bewaartermijn. Onze klanten daarentegen hebben daar wel mee te maken. De vraag 'hoelang moeten we dingen eigenlijk bewaren' is er dus eentje die we regelmatig krijgen.

Documenten en data

Elke organisatie heeft de nodige documenten die bewaard worden. Daarnaast zitten systemen vol met data. Wanneer moet je in het kader van de AVG deze documenten en bestanden vernietigen? Hierbij moeten we om te beginnen een onderscheid maken tussen documenten en data.

Selectielijst voor documenten

De bewaartermijn van documenten in onder andere het onderwijs wordt door overheidsorganisaties vastgelegd in zogenaamde selectielijsten. Dit is een lijst met documenttypen, waar voor elk type staat aangegeven hoe lang je het moet bewaren. Zo moet een instelling inschrijvingsdocumenten na x jaren verwijderen, moet je financiële gegevens na zeven jaar verwijderen en moet je examenresultaten maar liefst tientallen jaren bewaren. Ik zeg niet voor niets ‘moet’. Als de bewaartermijn is verstreken mag je de documenten niet meer bewaren en moeten ze dus worden vernietigd. Archiefafdelingen kunnen er eindeloos mee bezig zijn om dit allemaal goed te regelen. Gelukkig worden papieren archieven steeds vaker vervangen door digitale archieven. Als je met een documentmanagementsysteem werkt, wordt het al een stuk eenvoudiger. Dan kun je instellen dat je automatisch een melding krijgt als de bewaartermijn van een bepaald type document is verstreken.

Geen strakke regels voor data

Voor data, zoals bijvoorbeeld gegevens in financiële systemen, in een HR-systeem of in Progress SIS, zijn geen strakke regels voor wat betreft de bewaartermijn. Tot nu toe was de gedachte: wie wat bewaart, heeft wat. De techniek kan het hebben, dus waarom zou je je data opruimen? Maar sinds de komst van de AVG geldt dat je de gegevens van een persoon alleen mag vastleggen – en bewaren – als je daar een doel mee hebt. Gegevens van een student heb je nodig zolang hij of zij daadwerkelijk studeert, maar daarna is er geen sprake meer van doelbinding en moeten de gegevens dus verwijderd worden. Natuurlijk is het handig om de persoonsgegevens in het systeem te laten zitten. Maar helaas, in de AVG staan zeven grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens, en ‘handig’ is geen rechtsgrondslag.

Technisch hoogstandje

Ook in Progress zitten nog gegevens van oud-studenten. Als iemand zelf met een instelling belt en vraagt om zijn of haar gegevens te verwijderen, dan hebben we daar al voorzieningen voor. Maar om al die oude gegevens automatisch te verwijderen, dat vraagt om wat technische hoogstandjes. Omdat aan een student een veelheid van gegevens is gekoppeld kan het verwijderen van studenten tot onverwachte situaties leiden, en daar willen we natuurlijk zorgvuldig mee omgaan. Op dit moment zijn wij druk bezig software te ontwikkelen om de gegevens van oud-studenten veilig geautomatiseerd te verwijderen. Zo maken we het leven weer een stukje makkelijker.

Meer weten?

Wil je ook graag met ons aan de slag of mogen we in 10 minuten ons systeem aan je uitleggen? Bel of mail ons: 050 - 205 35 30 | info@progressonderwijs.nl.