In mijn vrije tijd coach ik een korfbalploeg; jeugdig talent in de leeftijd tussen de 9 en 12. Vrijdag is een trainingsavond en bij het afsluitende partijtje verzwikt een meisje haar enkel. “Shit” dacht ik, na al een afzegging vanwege een verjaardagspartijtje (want dat is ook belangrijk), heb ik nu een speler te weinig. Een telefoontje met de coach van een ander team biedt uitkomst. Na even schakelen hebben we morgen gelukkig toch weer voldoende spelers voor de wedstrijd.

Je ziet vaak in de praktijk dat je te maken krijgt dat 1 of 2 mensen alles van een bepaald proces weten. Dit lijkt ideaal: Echte specialisten die veel kennis hebben en altijd zorgen dat alles doorloopt. Totdat het moment komt dat een desbetreffend persoon langdurig wegvalt. Zelfs voor een normale vakantie kun je al voor een uitdaging komen te staan. Daarom hebben we het in deze blog over hoe je voor voldoende capaciteit kan zorgen.

Capaciteit creëren

Om voldoende capaciteit te creëren, kun je je als eerste afvragen wat er minimaal moet gebeuren om alles door te laten lopen. De kennis die in het hoofd van deze 1 of 2 mensen zit, kun je stap voor stap op het digitale papier zetten. Daarnaast is het handig dat er twee mensen zijn die met de desbetreffende persoon processen doorlopen. Op die manier verspreid je de kennis. Zij zullen niet meteen alles weten, maar hebben wel gezien hoe het één en ander werkt. Geef daarom meerdere mensen dezelfde rechten in het systeem. Dan kan men in ieder geval bij de gegevens.

Handwerk automatiseren

Natuurlijk kunnen wij hierin ondersteunen om processen optimaal te faciliteren. Wij denken zelf ook na over de onderwijsprocessen en hoe we capaciteit kunnen opschalen. Vraag ons gerust naar onze ideeën of leg jouw situatie voor. Wellicht zijn er wel dingen in het systeem die efficiënter kunnen, zodat het voor die ander die het ‘even’ moet overnemen ook eenvoudiger wordt.

Actueel

Ook een voor de hand liggende stap: Leer van collega-instellingen. Hoe doen jullie het precies? In deze crisistijd wordt naar veel processen gekeken onder andere de "harde knip". Het informeren bij en overleggen met andere instellingen werkt dan goed. Wij stimuleren dit zeker.

Een andere actuele vorm van capaciteit is dat je nu tegelijkertijd met heel veel studenten wil communiceren. Ook hier denken we in mee. Vraag gerust naar de mogelijkheden!

Groeten, Jan Batteram [Directeur]