Slimme integratie maakt onderwijsproces efficiënter, veiliger en minder foutgevoelig

 Het aanleveren van cijfers door docenten is binnen veel onderwijsinstellingen nog altijd een verrassend omslachtig en foutgevoelig proces. Handmatige invoer, het werken met Excel-lijsten of zelfs het overtypen van ondertekende printjes zijn geen uitzondering. Binnen de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is daar verandering in gebracht met een innovatieve koppeling tussen het Learning Management System (LMS) en het Student Informatie Systeem (SIS) van Progress. Allard Naber (Coördinator Onderwijsapplicaties ) van de RUG en Dinant Kasper van Progress Onderwijs vertellen hoe dit project tot stand is gekomen.

De aanleiding: versnippering en risico’s
“Tot voor kort verliep het cijfertraject binnen de RUG via uiteenlopende kanalen”, vertelt Naber. “Cijfers werden aangeleverd via het Progress Portaal, losse Excel-bestanden of zelfs op papier. Niet alleen was dit proces arbeidsintensief, ook vormde het een risico voor de bescherming van persoonsgegevens en leidde het regelmatig tot fouten.”
De behoefte aan een gestroomlijnde, veilige en betrouwbare oplossing was dan ook groot, zowel bij docenten als bij onderwijsadministraties.

De oplossing: directe koppeling LMS–SIS
Het team van Progress kwam met een oplossing: een directe koppeling tussen Brightspace (LMS) en Progress (SIS) zou het proces moeten verbeteren. Hierdoor worden de in het LMS ingevoerde resultaten namelijk automatisch als formele cijfers aangeboden in het SIS. De verantwoordelijkheden wijzigen niet: de docent blijft initiator en inhoudelijk verantwoordelijk, de onderwijsadministratie controleert en accordeert. Voor de student verandert er aan de voorkant niets in het proces, maar de achterliggende infrastructuur is fundamenteel verbeterd.

Van pilot naar praktijk
Kasper vertelt dat een speciaal opgerichte werkgroep een kleinschalige pilot uitvoerde om de functionaliteit te testen en gebruikservaringen op te halen. Vervolgens werd de oplossing breed gepresenteerd aan alle faculteiten om aanvullende feedback te verzamelen. Deze iteratieve aanpak leidde tot een reeks verbeteringen aan zowel Brightspace- als Progress kant.

Daarnaast werd er gebouwd aan een REST API die communicatie tussen de systemen mogelijk maakt – cruciaal voor real-time synchronisatie.

Een visie op de toekomst: Integration as a Service
Volgens Kasper is dit project meer dan een technische koppeling: het is onderdeel van een bredere visie op modulaire en flexibele systeemarchitectuur in het hoger onderwijs. Door te kiezen voor “Integration as a Service” wordt de onderwijsinstelling in staat gesteld om de regie over het integratieproces zelf te houden, met standaardkoppelingen naar platformen als Itslearning en Exact.

Het uiteindelijke doel is een modulaire SIS, opgebouwd uit geïntegreerde bouwstenen zoals inschrijving, studievoortgang, financiële administratie, intekening en onderwijscatalogus met daarnaast ruimte voor maatwerk zonder in te boeten op standaardisatie en schaalbaarheid.

Feedback uit het onderwijsveld
Naber geeft aan dat de reacties binnen de RUG op de eerste implementatie erg positief zijn. Docenten en onderwijsadministraties waarderen bovenal de gebruiksvriendelijkheid en foutreductie. Ook is er nog ruimte voor doorontwikkeling: de suggesties vanuit de faculteiten worden actief meegenomen in dit proces.

                                Kern SIS                                                    

Modulair geïmplementeerd

Conclusie                                              

Dit project is een voorbeeld van digitalisering binnen het hoger onderwijs waarbij niet alleen processen efficiënter gemaakt worden, maar ook bijdraagt aan betrouwbaarheid, transparantie en werkplezier. Door systemen slim te koppelen en gebruikers actief te betrekken ontstaat er een infrastructuur die klaar is voor de toekomst van modulair, gepersonaliseerd en digitaal onderwijs.